Como registrar aprovação de orçamento na oficina

“O cliente aprovou” é insuficiente quando o orçamento mudou, parte dos itens foi adiada ou outra pessoa respondeu. O registro de aprovação precisa conectar uma decisão a uma versão específica.

Identifique a proposta

Use número ou versão, data e valor. Se uma peça ou serviço mudou, gere nova versão ou preserve a alteração no histórico. Nunca sobrescreva silenciosamente o que foi apresentado.

Registre quem decidiu

Confirme nome e relação com o veículo ou empresa, principalmente em frotas. Defina previamente quem pode autorizar acima de determinados valores e quais canais são aceitos.

Guarde data e canal

Telefone, WhatsApp, e-mail, portal ou assinatura presencial têm formas diferentes de evidência. Registre data, horário e atendente. Quando a política exigir documento adicional, vincule-o à O.S.

Trate aprovação parcial

Marque item por item como autorizado, recusado ou adiado. Atualize valor total e prazo. Explique consequências relevantes de não executar uma recomendação, sem pressionar o cliente ou transformar hipótese em certeza.

Reaprove quando o escopo mudar

Um achado adicional, preço diferente ou nova peça exige comunicação antes da execução. Envie o complemento, registre a decisão e atualize a previsão de entrega.

Conecte execução e estoque

Somente itens autorizados devem seguir para separação de peça e trabalho, salvo regras internas específicas e transparentes. O técnico precisa enxergar o escopo vigente.

O recurso de orçamentos e aprovações mantém a decisão ligada à ordem de serviço.

Crie uma auditoria simples

Revise amostras de O.S. e verifique:

• versão apresentada;
• itens e valor;
• responsável pela decisão;
• canal e data;
• alterações posteriores;
• correspondência com a cobrança.

O objetivo não é aumentar burocracia. É permitir que oficina, equipe e cliente reconstruam a decisão sem depender de memória.